PROCESO DE CONTROL

 Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los
mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios
de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción
dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que
para ejercer el proceso de control en una organización,
y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos
básicos que son:

1) establecimiento de normas, parámetros y métodos;

2) medición del desempeño o resultado obtenido y

3) Ejecución de las acciones correctivas.

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos:
Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades
de medición que se establezcan en la Planificación, y por lo
tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de
unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin
embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere
a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo
general los administradores no pueden vigilarlo todo, es
preciso establecer normas especiales. Por definición, normas
son sencillamente criterios de desempeño. Esto significa que
el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas
y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la
organización. Estas deben definirse en términos claros y
mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados.
Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con
más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad.
Además, los objetivos bien definidos se pueden transmitir
con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos
que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no
siempre practicable, la medición del desempeño basada en
normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo
previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse
antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.
Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en
ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones
de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo
incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.
Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo
establecido a través de los estándares y objetivos en el paso
anterior, se estén logrando como lo planificado. Este es un
proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho
tiempo entre una medición y otra. Si los resultados corresponden
a lo establecido, todo está bajo control.

3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria
sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos
y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas
correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades
de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas
establecidas originalmente.

En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

· Rediseñando los planes o modificando las metas.
· O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización,
ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.
· También pueden corregirse utilizando personal adicional,
mediante una mejor selección y capacitación de los empleados.
· Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa:
el cesamiento del empleado.
· Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como
las detalladas en este curso.