jueves, 4 de enero de 2007
ADMINISTRACION CIENTIFICA
A la época de la evolución del pensamiento administrativo se le ha designado como la etapa científica, principalmente porque a finales del Siglo XIX e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados en investigar desde el punto de vista "científico" la problemática que presentaban las empresas industriales, principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne (1844-1924) y Joseph Wharthon (Siglo XIX).
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el "Padre de la Administración Científica", por haber investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico.
El estudio de éstas operaciones las realizó mediante la observación de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción; fueron puestos en práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.
Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organización humana. Entre sus conclusiones se encuentran:
No existía ningún sistema efectivo de trabajo.
No había incentivos económicos para que los obreros mejoraran su trabajo.
Las decisiones eran tomadas militar y empíricamente más que por conocimiento científico.
Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidades y aptitudes.
Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.
Publicó en 1911 un libro titulado "Principios de la Administración Científica", y se fundamenta en estos cuatro principios:
1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.
2. Obtención de armonía, en lugar de discordia.
3. Cooperación en lugar del individualismo.
4. Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores.
La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y continúa siendo de gran trascendencia. En la actualidad está presente en todo el mundo, pero su enfoque ha sido modificado y humanizado.
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1 comentario:
La administración coto factor fundamental o elemento de su importancia en el desarrollo de una empresa es el eje central de la misma que esta constituida por sus generalidades de la administración. Primero que todo definiremos que es una empresa, es un conjunto de elementos que interactuan entre si como: trabajo,capital de gran control administrativo que dara un recurso para el beneficio de las personas,estos beneficos pueden ser alimentario,industrial,laboral entre otros. Las empresas se pueden clasificar de bienes y servicio,en un mercado hay competencia de productos y demanda del mismo el cual tiene mayor venta el mejor pero emprende una iniciativa de sacar al mercado nuevos productos para la venta.que esta constituida de la siguiente manera:
Generalidades : las necesidades que presenta la empresa y elementos de la misma, Resulta conveniente en esta sede estudiar los elementos de la empresa, que son los siguientes: trabajo, administración capital y necesidad.
Trabajo : conformado por todos los trabajadores, que pueden ser empleados y obreros, que son dirigidos por una autoridad superior.
ADMINISTRACION.
CAPITAL: El capital es el elemento de la empresa que se encuentra conformado por lo invertido en la empresa.
Necesidades de consumo
Este proceso permite utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos que se suman a la importancia de la administración, puede darse donde exista un organismo social y de acuerdo con su complejidad esta será mas necesaria.
El fenómeno administrativo se presenta donde se quiere un organismo social porque siempre debe existir coordinación sistematice de medios, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.
El enunciado de este tema es “eficacia y eficiencia”, pero antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos:
- Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejor posible y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Dirección.
- Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra) está vinculada a las cualidades técnicas de organización y administración de la misma.
La integración de estos dos conceptos requiere un equipo de dirección eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores quizás tengan dificultades para controlar las otras actividades de la organización. En definitiva:
- La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados.
- La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.
ENTORNO DE LAS EMPRESAS: Es necesario evaluar el ambiente externo actual y futuro en términos de amenazas y oportunidades. La evaluación se centra en factores económicos, sociales, políticos, legales, demográficos y geográficos. A su vez debe explorarse ese ambiente en busca de elementos que sean de utilidad a la empresa tales como avances tecnológicos, productos y servicios en el mercado, y buscar otros factores necesarios para determinar la situación competitiva de la empresa. El entorno de una empresa se clasifican;
ENTORNO FÍSICO
ENTORNO ECONÓMICO
CAPITAL , ENTORNOLOGICO Y TECNOLOGICO Y SOCIO-CULTURAL ENTRE OTROS.
FACTORES PRODUCTIVOS. Los factores productivos son los recursos que se utilizan en la producción de bienes.
2.1-Los recursos naturales
Son los que se encuentran en la naturaleza, como los campos de cultivo, las minas de hierro o los pozos de petróleo. Muchas veces se pueden incorporar directamente al proceso productivo.
2.2.-El trabajo
Es el tiempo y la capacidad intelectual o manual que las personas pueden dedicar a la producción. Solo con recursos naturales no se pueden producir demasiados bienes
2.3.- El capital físico
Comprende el conjunto de bienes que se utilizan en la producción de otros y que resultan de otras actividades de producción.
2.4.- La iniciativa empresarial
Es la encargada de movilizar el resto de los factores productivos para iniciar y realizar un proyecto.
CONDUCTA ÉTICA Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EN ADMINISTRACIÓN:
La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos relacionados con la sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o "no debe" hacerse en una sociedad determinada.
Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al concepto de ética:
Ética personal: se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo conduce su vida personal.
Ética contable: alude a el código que guía la conducta profesional de los contadores.
Ética empresarial: esta tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.
Conducta ética es aquella que se la sociedad acepta como "correcta" o "buena" con referencia al código moral vigente.
Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus actividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de la empresa.
En cuanto a la responsabilidad social de la organización, existen dos puntos de vista: el clásico, el cual señala que la única responsabilidad social de la Administración es maximizar las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que sostiene que la responsabilidad social de la administración va más allá del logro de utilidades, para buscar la protección y mejorar el bienestar de la sociedad en general.
GLOBALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA: La palabra globalización nos deja implícito “un todo” o que “abarca todo”.
No existe el significado de este concepto en el diccionario, sin embargo todos conocemos lo que se quiere decir con esto: un mundo generalizado en el que las cosas sean iguales o signifiquen lo mismo, un mundo sin fronteras geográficas, socioculturales, económicas y hasta políticas. Estos son los aspectos más importantes de la globalización.
Asimismo viene la globalización, en donde los nuevos descubrimientos del hombre las innovaciones tecnológicas cambian nuestra forma de ver el mundo, creando un impacto a nivel mundial, en donde el objetivo central es convertir todo el planeta en un gran mercado. Al igual que expresó el Doctor Leonel Fernández: “Lo que se procura, por vez primera en la historia de la humanidad, es poder producir cualquier producto en cualquier lugar del mundo, y que pueda ser consumido por cualquier persona en cualquier otro lugar del globo”. Entendemos por Globalización al proceso político, económico, social, cultural y ecológico que está teniendo lugar actualmente a nivel mundial, gracias al cual cada vez existe una mayor interrelación económica entre los diferentes países - por alejados que estén, siempre bajo el control de las grandes empresas multinacionales. Cada vez más ámbitos de la vida son regulados por el "libre mercado", la ideología neoliberal se aplica en casi todos los países con mayor intensidad y las megacorporaciones consiguen cada vez más poder a costa de los estados y los pueblos.
VENTAJAS DE LA GLOBALIZACIÓN:
Con la globalización se pueden lograr una o más de cuatro categorías de beneficios, a saber:
Reducción de Costos:
La globalización puede reducir los costos mundiales en diferentes formas:
• Economía de escala: se pueden realizar aunando la producción u otras actividades para dos o más países.
• Costo mas bajo de factores: se pueden lograr llevando la manufactura u otras actividades a países de bajos costos.
• Producción concentrada: significa reducir el número de productos que se fabrican, de muchos modelos locales a unos pocos globales.
• Flexibilidad: se puede explotar pasando la producción de un sitio a otro en breve plazo, a fin de aprovechar el costo mas bajo en un momento dado.
• Aumento de poder negociador: con una estrategia que permita trasladar la producción entre múltiples sitios de manufactura en diferentes países, se aumenta grandemente el poder negociador de una compañía con los proveedores, los trabajadores y los gobiernos.
B. Calidad Mejorada de Productos y Programas:
La concentración en un numero menor de productos y programas, en lugar de los muchos productos y programas que son típicos de una estrategia multilocal, puede mejorar la calidad tanto de los productos como de los programas.
C. Más Preferencia de Los Clientes:
La disponibilidad, el servicio y el reconocimiento globales aumentan la preferencia de la clientela mediante el refuerzo.
D. Mayor Eficacia Competitiva:
Una estrategia global ofrece más puntos de ataque y contraataque contra los competidores.
ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA. TAYLOR: La problemática que presentaban las empresas industriales, principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne (1844-1924) y Joseph Wharthon (Siglo XIX).
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el "Padre de la Administración Científica", por haber investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico. El estudio de estas operaciones las realizó mediante la observación de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar.
TEORÍA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN (FAYOL): La teoría clásica de la administración fue desarrollada por el francés Henri Fayol. Para la época en que fue desarrollada, esto es 1916 aproximadamente, la teoría en boga era la formulada por Taylor en los Estados Unidos y se caracterizaba por el énfasis en la tarea realizada por el operario (es decir, el cargo o función) era pues, la administración científica. Por otro lado, Fayol formulaba su teoría clásica que se caracteriza por el énfasis en la estructura que la organización debería poseer para ser eficiente.
De acuerdo a Taylor, la eficiencia en las organizaciones se obtiene a través de la racionalización del trabajo del operario y en la sumatoria de la eficiencia individual. Sin embargo, en la teoría clásica por el contrario, se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, fuesen ellas órgano o personas.
Fayol parte de la proposición de que toda empresa puede ser dividida en seis grupos:
1. 1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.
2. 2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.
3. 3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
4. 4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección de los bienes y de las personas.
5. 5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
6. 6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.
Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración. Estos mismos elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser encontrados en cualquier área de la empresa, es decir, que cada cual desempeña actividades de planeación, organización, etc. como actividades administrativas esenciales. Desglosando estos elementos:
1. 1. Planeación: involucra la evaluación del futuro y el aprovechamiento en función de él.
2. 2. Organización: proporciona todas las cosas útiles al funcionamiento de la empresa y puede ser dividida en organización material y social.
3. 3. Dirección: conduce la organización a funcionar. Su objeto es alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés de los aspectos globales.
4. 4. Coordinación: armoniza todas las actividades del negocio, facilitando su trabajo y sus resultados. Sincroniza acciones y adapta los medios a los fines.
5. 5. Control: consiste en la verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado. Su objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y evitar su repetición.
Además, de acuerdo a Fayol la capacidad principal de un operario es la capacidad técnica en tanto que la capacidad principal del director es la capacidad administrativa, es decir, cuanto más elevado el nivel jerárquico del director, más domina esta capacidad. Por tanto, a medida que se sube en la escala jerárquica la importancia relativa de la capacidad administrativa aumenta, mientras que la de la capacidad técnica disminuye.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS EN ADMINISTRACIÓN
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes. Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría general de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.
Puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos íntimamente relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin determinado".
OTRAS TEORÍAS DE ADMINISTRACIÓN :
| En 1916 surgió en Francia la denominada teoría clásica de la administración, que se difundió con rapidez por Europa. Esta teoría se distinguía por el énfasis en la estructura que debe tener una organización para lograr la eficiencia. En la teoría clásica se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar la eficiencia de todas las partes involucradas, sean ellas órganos o personas. EL microenfoque individual de cada obrero con relación a la tarea se amplia enormemente en la organización como un todo respecto de su estructura organizacional. Fayol, ingeniero francés, fundador de la teoría clásica, parte de un enfoque sintético, global y universal de la empresa, lo cual inicia la concepción anatómica y estructural de la organización.
Fayol parte de la concepción de que toda empresa puede ser dividida en sus grupos de funciones.
1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.
2. Funciones comerciales, relacionadas con la compresa, la venta o el intercambio.
3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes y las personas.
5. Funciones contables, relacionados con los inventarios, los balances, los costos y estadísticas.
6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras como funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas.
Fayol precisa que ninguna de las 5 primeras funciones tiene la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar los refuerzos ni armonizan sus acciones. Las funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad y contables, no gozan de dichas atribuciones, pues estas constituyen otra función, designada, habitualmente con el nombre de administración.
En la actividad este punto de vista de Fayol con respecto a las funciones básicas de la administración ya han sido superadas.
Estas funciones hoy en día reciben el nombre de áreas de administración; las funciones administrativas reciben el nombre de administración general; las funciones técnicas se denominan área de producción manufactura o operaciones; las funciones comerciales se llaman área de ventas o de marketing; las funciones financieras se llaman área financiera, que incluyen las antiguas funciones contables, las funciones de seguridad pasaron a un segundo plano y además surgió el área de recursos humanos.
Según Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco funciones básicas. Es necesario no confundirlas con dirección. Dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines previstos y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone.
Las funciones administrativas no se concentran en la cima de la empresa ni son privilegio de los directivos, sino que se distribuyen de manera proporcional entre los niveles jerárquicos.
ENFOQUE DE CONTINGENCIAS.
La teoría de las contingencias tiene como premisa fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular. Busca identificar variables o elementos propios de cada situación o tipo de organización.
El término contingencia resulta confuso en la actualidad, debido a que otras teorías administrativas con mayor divulgación, como por ejemplo la Planificación Estratégica (que se estudia más adelante en este curso), utilizan el término contingencia como sinónimo de riesgo o situación con cierto peligro. Si se busca en un diccionario de español, podemos encontrar la siguiente definición: "Del latín, contingencia. Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda. Cosa que puede suceder o no suceder. Riesgo".
La teoría de las contingencias se basa en los siguientes enunciados:
• Lo falso o lo verdadero solo puede conocerse siguiendo un modelo único y exclusivo.
• No se alcanza la eficiencia empresarial siguiendo un modelo único y exclusivo.
• No existe una forma única que sea mejor de organizarse para alcanzar los objetivos y las metas, sumamente diversos.
MODELO DE LAS 7-S DE MCKINSEY. Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora McKinsey & Company. En la actualidad se ha vuelto muy popular. La característica más sobresaliente de este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas empresas y este marco de referencia ha sido utilizado por prestigiosas escuelas de administación, como Harvard y Stanford. De esta forma, la teoría y la práctica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la administración. La administración de la Calidad Total se puede definir como el comportamiento estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mejorías que aumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta manera las ventajas competitivas e incrementando el rendimiento. El llamado gurú de la Calidad Total, Dr. Edward Demming la define así: "satisfacción de los requerimientos y las expectativas de nuestros clientes, tanto internos como externos, en lo que se refiere a productos y servicios, la primera vez y a tiempo todas las veces". Y agrega que "la calidad total es la condición humana que reconoce la presencia de otro que necesita un servicio y, se le da exactamente lo que necesita".
LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como las funciones de la administración. Si bien varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los eruditos académicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposición de la planificación y control de utilidades, empleamos la terminología y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes términos:
Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende:
establecer los objetivos de la empresa
desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse
elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos
iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones
replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.
Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implican también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.
Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado también como dirigir o actuar)
Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica:
establecer metas y normas
comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas
reforzar los aciertos y corregir las fallas
Las cinco funciones de la administración constituyen, el proceso administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. Por tal motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado en el recuadro 1-1. Han de observar
Los enlaces secuenciales que van desde la planificación al control y
La continúa retroalimentación desde las funciones 2, 3,4 y 5 hacia la planificación.
Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y para la planificación.
LA PREVISIÓN:
"El análisis de la información relevante del presente y del pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten a la organización para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik).
"Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce).
PRINCIPIOS DE LA PREVISIÓN:
-. Principio de consistencia de dirección: debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de solución resolver los problemas e ir siempre en el camino que se ha trazado.
-. Principio de la Primacía: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).
-. Principio de la transitividad: tiene relación con el principio anterior, ya que la previsión está inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas.
-.Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones de la empresa.
LA PLANIFICACIÓN E IMPORTANCIA.
Administrar es el acto de coordinar ideas, procesos, materiales y recursos con las personas que producen o venden bienes y servicios (Melinkoff, 1968). Coordinar es la palabra clave de esta definición; la forma y el momento en que se combinen los elementos mencionados constituyen una parte importante de la administración.
Se observa dos tendencias fundamentales: una consiste en ver lo que se hace, es decir las funciones necesarias para operar una empresa, la otra estriba en considerar a quienes constituyen la administración, es decir, a las personas involucradas en el funcionamiento de un negocio.
Otra forma de definir la administración consiste en ver lo que esta realiza, hecho que conduce a las llamadas funciones administrativas. Este enfoque funcional, no ha sufrido grandes cambios desde que Fayol en su obra Administración Industrial y General publicada en Paris en 1916, lo definiera como prever, dirigir, coordinar y controlar (Nogueira, 2003). El proceso administrativo se convierte en una metodología de aplicación universal, que garantiza, asimismo, el logro del éxito de cualquier organización; pero además es planteado como un proceso lógico de una gran racionalidad en su aplicación, de forma tal que cualquier tipo de función o actividad que pueda ser llevada a cabo por la organización puede tomar al proceso administrativo como guía para implementarse (Castillo, 1992)
Se puede apreciar en el cuadro anterior que todas las listas varían, pero en todas ellas se coloca a la planificación en primer término como función rectora del proceso administrativo, ya que señala los fines, siendo las demás funciones las que proporcionan los medios para lograr dichos fines. Así mismo, dicha función se aplica para el buen desarrollo de las demás funciones administrativas; además de tener una gran importancia para este proceso, ya que normalmente precede cualquier acción.
La planeación es la primera y más importante actividad de la administración, ya que es preciso fijar la dirección que habrá de tomar la empresa, los objetivos de la misma y los medios para lograrlo, además nos permite diseñar para un mañana incierto con alguna certeza de que se habrían de cumplir los objetivos de la empresa (Scanlan, 1990).
Siempre que haya que cumplir un objetivo o una meta existirá la oportunidad de ejercer la planificación, esta puede describirse como el proceso reflexivo durante el cual se elige la alternativa que servirá para alcanzar mejor los objetivos de la empresa. Es lógico pensar que cuanto mejor sea la planificación mas adecuadas serán las acciones subsecuentes.
Principios de la Planeación
Los principios en el proceso administrativo son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que lo forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción (Mercado, 1995).
Los principios de la planeación son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes
• Factibilidad
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
• Objetividad y cuantificación
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)
• Flexibilidad
Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
• Unidad
Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.
• Del cambio de estrategias
Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos
El proceso de planificación
A la hora de describir el proceso de planificación podemos identificar una serie de matices en los que los diferentes autores coinciden o no. El proceso de planificación es racional y esta sujeto al análisis científico de los problemas; se puede dividir en una serie de etapas lógicas y ordenadas (Eckles et al, 1982) A continuación se hará una breve descripción de las etapas o pasos propuestos por algunos de ellos para llevar a cabo dicho proceso.
Según (Eckles et al, 1982) la planificación se realiza de manera más efectiva siguiendo una sucesión lógica:
1. Definir el objetivo.
2. Establecer premisas y restricciones.
3. Analizar la información.
4. Desarrollar planes alternativos.
5. Elegir el mejor plan
6. Desarrollar planes derivados
7. Atender a la ejecución.
Por lo regular, el proceso de planificación se debe hacer formalmente y por escrito; pero la planificación diaria encomendada al supervisor es instintiva, e integra subconscientemente las etapas formales
Stoner (1995) plantea un total de 9 pasos necesarios para desarrollar el proceso de planificación.
Paso 1: Formulación de metas
La formulación de las metas implica comprender la misión de la organización y después establecer metas que la traduzcan a términos concretos. Dado que las metas seleccionadas se llevarán gran cantidad de los recursos de la organización y gobernaran muchas de sus actividades, este primer paso es clave.
Paso 2: Identificación de los actuales objetivos y estrategia.
Planificación Normativa
En la planificación normativa los planes describen de manera rigurosa las acciones que se debieran seguir para el logro de los objetivos que se esperan alcanzar. En este tipo de planes los ejecutantes debían guiarse rigurosamente por las acciones previstas y la percepción del planificador.
Se caracteriza por lo siguiente:
• Está basado en la certeza del diagnostico.
• Los ejecutores tienen un plan rígido donde no pueden salirse de los lineamientos.
• Las acciones deben tener un seguimiento estricto para lograr los objetivos propuestos.
• Se desenvuelve considerándose el centro de acción y no considera a la competencia.
• Está basado en el "deber ser".
La planificación normativa está constituida de a lo menos tres etapas: visión (Es el sueño que la organización quiere lograr); misión (define el marco en que la organización va a operar), y; estrategias globales (que constituyen el camino mediante el cual se intentará lograr su sueño).
Esta planificación normativa se hace al más alto nivel y tiene un fuerte componente ideológico.
Este tipo de planificación rígida basada en la supuesta y única verdad del planificador entre otras características y su poco resultado conlleva a la reformulación teórica de la planificación y el rol del planificador.
Planificación Social
La planificación social se define como el uso de las teorías y métodos de la planificación para alterar con un objetivo específico algún elemento del sistema social y mejorar los indicadores tomando en cuenta las diferentes escalas geográficas y los diferentes grupos sociales. Es importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el sistema social.
Para que una organización alcance el cumplimiento de su función social tiene que otorgar importancia al planeamiento de sus acciones.
El cambio social origina oportunidades y amenazas. Se mide dentro de esta esfera las variables demográficas, culturales, religiosas, etc., que intervienen o afectan la gestión de las distintas unidades empresariales.
Planificación Estratégica
Es un proceso mediante el cual una organización define su visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Supone la participación activa de los actores organizacionales, la obtención permanece de información sobre sus factores claves de éxito, su revisión, monitoreo y ajustes periódicos para que se convierta en un estilo de gestión que haga la organización un ente proactivo y anticipatorio.
Es el esfuerzo sistemático y más o menos formal de una organización para establecer sus propósitos, objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias, y así lograr objetivos y propósitos básicos de la organización.
GRAFICO DE GANTT: En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.
LOS ORGANIGRAMAS
Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.
Los organigramas:
1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación.
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales.
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA
1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
La Organización. Generalidades.
Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
Clasificación de los Manuales administrativos:
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la
organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel
operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de
mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas
que se le han encomendado.
Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada,
para saber con qué tipo de manuales se debe contar.
Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una
dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales
diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de
lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le
da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organización.
Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas:
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a)Agilizar el proceso de toma de decisiones
b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c)Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan
en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones
LA INTEGRACIÓN.
Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de recursos humanos, integración de recursos materiales e integración de recursos financieros. A continuación se tratará detenidamente cada uno de estos ámbitos de la integración.
La integración de personal se define de manera alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano.
DIRECCIÓN.
DEFINICIÓN: La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
La palabra motivación proviene del latín "motus", que significa movido, y "motio" que significa movimiento. Según Harold Koontz, la motivación es un término genérico que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera. Como seres humanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamente complejas, y hasta contradictorias.
Cuál es la importancia del liderazgo? El líder ayuda a dirigir y diseñar la visión de una empresa. También, promueve los valores y actitudes necesarias de la cultura organizacional.
Roles o papeles del líder. Dentro de una empresa, los papeles de líderes difieren drásticamente del papel del tradicional tomador de decisiones. Los líderes son: • Diseñadores: tiene que ver con diseñar las ideas de directrices, de propósitos, visión y valores básicos, etc. Maestros: se refiere a ayudar a todos los miembros de la empresa, incluyéndose a sí mismo, a lograr visiones más consistentes de la realidad actual. Los líderes son considerados como entrenadores, guías o facilitadores, y nunca moco un experto autoritario. Mayordomos (Servidores): el líder como servidor comienza con el sentimiento natural de que uno quiere servir, y esa decisión consciente lo lleva a querer dirigir sin deseos de poder o de adquirir posesiones materiales.
Se presentan a continuación algunas definiciones clásicas de los procesos que se dan el la toma de decisiones y que pueden aclarar de forma importante Dentro de este proceso se dan una serie de conductas que necesitan definición:
Hastie, (2001) plantea una serie de definiciones que sirven perfectamente para aclarar el proceso de toma de decisiones, que es una parte de la resolución de problemas:
Decisiones. Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de tres componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos.
Resultado. Son situaciones describibles públicamente que ocurrirían cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado. Como todas las situaciones son dinámicas y suponen que si se continúa la toma la acción el resultado puede variar.
Consecuencias. Son las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o pérdidas, asociadas con cada resultado.
Incertidumbre. Se refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir. Se describe con medidas que incluyen probabilidad, confianza, y posibilidad? (likelihood)
Preferencias. Son conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir, un curso de acción sobre otros.
Tomar una decisión se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.
Juicio. Son los componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuales serán las reacciones evaluativas del que toma la decisión en los resultados que obtenga.
Según estas definiciones el proceso de toma de decisiones sería encontrar una conducta adecuada para una situación en la que hay una serie de sucesos inciertos. La elección de la situación ya es un elemento que puede entrar en el proceso. Hay que elegir los elementos que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos. Una vez determinada cual es la situación, para tomar decisiones es necesario elaborar acciones alternativas, extrapolarlas para imaginar la situación final y evaluar los resultados teniendo en cuenta las la incertidumbre de cada resultado y su valor. Así se obtiene una imagen de las consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han definido. De acuerdo con las consecuencias se asocia a la situación la conducta más idónea eligiéndola como curso de acción.
Modelo de toma de decisiones
En el modelo de D´Zurilla y Goldfried se consideran dos dimensiones:
Una orientación al problema que incluye las creencias sobre el control que ejerce el individuo sobre la resolución de sus problemas. A su vez tiene dos factores basados en la teoría de la autoeficacia de Bandura (1997):
La creencia en la autoeficacia en la resolución de los problemas. Basada en la expectativa de eficacia.
La creencia que los problemas de la vida se pueden resolver. Basada en la expectativa de resultado.
Una serie de pasos que configuran un proceso ideal de resolución de problemas y toma de decisiones. El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI. Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados objetivos. La administración posee características como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.
Nombre: JUÁREZ JETSY
Ing. Producción. Animal
Núcleo apure
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